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Es gibt ein neues Sharing System für Dokumente an der Goethe-Universität. Alle diejenigen, die einen HRZ-Account haben, können die Hessenbox nutzen. Studierende und Mitarbeiter können somit flexibel und sicher Daten abspeichern; vor allem können Daten auf diesem Wege sicher geteilt und ausgetauscht werden. Damit stellt die Hessenbox eine gute Alternative zu anderen Cloud-Speicherdiensten wie der Dropbox dar.

Das Projekt ist ein Gemeinschaftsprojekt aller hessischen staatlichen Hochschulen sowie Universitäten und wird vom Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (HMWK) gefördert. Sie geht momentan vom Pilotbetrieb in den Normalbetrieb über.

Wie funktioniert das Arbeiten mit der Hessenbox?

Die Hessenbox ist ein plattformunabhängiges Sync & Share-System und basiert auf der Software PowerFolder. Daten können online abgespeichert und zwischen verschiedenen Geräten automatisch synchronisiert werden. Auf diese Weise sind die Daten immer aktuell und direkt abrufbar, ganz gleich, wo sich derjenige gerade befindet, und ob sie oder er mit dem Notebook arbeitet oder mit dem Smartphone unterwegs ist. Außerdem speichert die Hessenbox je nach Einstellung gelöschte und frühere Dateiversionen.

Besonders interessant für alle Nutzer wird die Möglichkeit sein, in der Hessenbox hochgeladene Dokumente mit anderen Kommilitonen, aber auch mit Externen wie Studierenden anderer hessischen Universitäten zu teilen. Studierende und Mitarbeiter können Links versenden, die der Adressat dann herunterladen kann. Hierbei kann eine „Lifetime“ und Anzahl maximaler Downloads angegeben werden. Dies ist besser als große MailAttachments. Für Outlook-Benutzer gibt es hierzu ein Plugin, das den „Workflow“ vereinfacht. Jeder Nutzer kann dabei selbst steuern, wer welche Art von Zugriff auf die abgespeicherten Dokumente erhält. Die Hessenbox ist sehr gut dazu geeignet, in Arbeitsgruppen oder in Projekten mit externen Partnern Daten zu speichern und auszutauschen, insofern ist die Hessenbox für standortübergreifende Forschungsgruppen, Doktoranden und Postdoktoranden auch sehr interessant.

Zugang zum Sync & Share-System

Die Hessenbox-Clientsoftware steht für alle gängigen Geräte und Betriebssysteme (Windows, MAC, Linux, IOS und Android) zur Verfügung. Nutzer können natürlich auch per Web-Browser auf die Hessenbox zugreifen. Studierenden und Mitarbeitern der GoetheUniversität, die das System verwenden möchten, steht eine Speicherkapazität von derzeit 100 GB pro Nutzer zur Verfügung. Zur Anmeldung bei der Hessenbox benö- tigen Studierende und Mitarbeiter nur ihren HRZ-Account. Sonst nichts. Client-Soft-ware herunterladen und dann einfach anmelden. Der Zugang muss also nicht erst freigeschaltet werden. Im nächsten Schritt können Nutzer, ob Studierende oder Mitarbeiter, Ordner erstellen und Dateien hochladen. Alle Daten befinden sich im täglichen HRZ-Backup.

Ausblick

Ab Oktober 2017 startet der erweiterte Pilotbetrieb. Bereits jetzt wird die Hessenbox bzw. der PowerFolder stark zum Austausch von Dokumenten zwischen verschiedenen hessischen Universitäten verwendet, um Anträge zu schreiben oder Forschungsdaten auszutauschen. Alle Beteiligten können sich dabei sicher sein, dass die Daten im Gegensatz zur Dropbox geschützt sind. Für Ende 2017 sind „Hessenbox-gebrandete“ Server und Clients geplant, das heißt, die Hessenbox wird ihr Erscheinungsbild dann noch einmal etwas ändern, damit sie in Hessen einheitlich aussieht. Regelmäßig finden Minor-Updates zwecks Fehlerbehebung statt. Zudem ist ein Plugin für Thunderbird analog zum Outlook-Plugin geplant, ein Automout ohne Sync wie bei einem Netzwerkfilesystem und Berechtigungen auf Subfolder. Die Hessenbox wird voraussichtlich im Frühjahr 2018 in den Vollbetrieb übergehen.

Weitere Informationen:

Autorin: Simone Beetz

Dieser Artikel ist in der Ausgabe 5.17 (PDF-Download) des UniReport erschienen.