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Für die Weiterentwicklung der Lernplattform OLAT war das OLAT-Update im August 2016 der wichtigste Meilenstein. Im Vorfeld musste vieles mit den Entwicklern abgesprochen werden, damit das Update reibungslos vonstattengehen konnte. Anfang August gab es nach entsprechender Ankündigung für Dozierende und Studierende eine zweitätige Downtime, bei der die Lernplattform heruntergefahren und aktualisiert wurde.

Bei aller organisatorischen Vorarbeit bleiben solche größeren Updates immer eine Herausforderung. Dem OLAT-Team war klar, dass einiges an Arbeit zu leisten war, damit die Universitätsangehörigen OLAT mit der neu dazugekommenen mobilen Oberfläche noch erfolgreicher verwenden konnten.

Wie es häufig ist, wenn Software aktualisiert wird, kommen die Dinge anders als geplant. Drei Faktoren sorgten dafür, dass die sich anschließenden Wochen einiges an Aufregung für die OLAT-Nutzer und das OLAT-Team bereithielten: Technische Anpassungen: Das Update fand in den Semesterferien statt.

Das OLAT-Team hatte in enger Zusammenarbeit mit dem Systemadministrator und den Entwicklern technische Anpassungen durchgeführt, allerdings mussten einige Anpassungen noch nachgereicht werden, da diese vorher nicht abzusehen waren.

Im September fingen die ersten OLAT-Autor*innen langsam, aber stetig mit den Vorbereitungen der eigenen OLAT-Kurse für das Wintersemester 2016/17 an und meldeten im Zuge dessen einige technische Fehler. Von Anfang Oktober bis in den Dezember hinein gab es immer wieder Schwierigkeiten in OLAT, die identifiziert und korrigiert werden mussten.

Das OLAT-Team bekam dazu immer wieder wertvolle Rückmeldungen von den Autor*innen und den Studierenden. Der Semesterbeginn: Zu Semesterbeginn steigt das E-Mail-Aufkommen regulär sehr stark an. Das OLAT-Team ist in der Regel vorbereitet und hat gelernt, das dann folgende hohe tägliche E-Mail-Aufkommen schnell und effizient abzuarbeiten.

In diesen ersten Wochen ist dies die Hauptaufgabe des OLAT-Teams, so dass für andere Aufgaben kaum Zeit bleibt. Fortgang einer Kollegin: Die Personaldecke ist im Hochschulrechenzentrum wie in vielen Bereichen der Universität dünn. Die Standardbesetzung im OLAT-Team besteht in der Regel aus zwei Mitarbeiter* innen und einer studentischen Hilfskraft, die ca. 4000 OLAT-Autoren und deren Studierende betreuen.

Im Sommer kam eine auf ein Jahr befristete, halbe Projektstelle hinzu. Allerdings wechselte im September eine der beiden Mitarbeiterinnen den Arbeitsbereich (PD Dr. Jeannette Schmid ist derzeit als Referentin für Informations- und Infrastrukturmanagement in das Präsidium abgeordnet), so dass der Semesteranfang mit verkleinertem Team bewältigt werden musste.

Normalerweise wäre dies händelbar, hätten die technischen Anpassungen nicht noch für zahlreiche zusätzliche E-Mails gesorgt, deren Bearbeitung viel Zeit in Anspruch nahm. So kam es zu einem E-Mailrückstau und so manche Kund*innen wunderten sich über verzögerte Antwortzeiten.

Auch wenn viele Autor*innen ohne Probleme mit OLAT arbeiten konnten, hat diese Zeit einigen OLAT-Autor*innen Geduld abverlangt. Insgesamt waren es sehr intensive Monate, die gezeigt haben, was es bedeutet, an einer großen Universität ein solch umfassendes Update durchzuführen.

Im Ergebnis kann sich die neue, mobile Oberfläche sehen lassen und nach dieser Durststrecke gibt es inzwischen viele positive Rückmeldungen zu OLAT. Zum Jahresbeginn 2017 wurde die Vertretungsstelle für Frau Schmid besetzt, so dass das OLAT-Team jetzt wieder voll einsatzfähig ist.

Als Neuzugang kam David Fendel hinzu, ein Medienpädagoge, der vorher am Fachbereich Medizin die dortigen OLAT-Autor*innen betreut hat. 2017 wird es rund um OLAT wieder spannende Aktionen geben:

So findet in der ersten Aprilwoche und in den Sommersemesterferien erneut das Format „Pimp my Course” statt, bei der OLAT-Autor* innen jeweils zweistündige Zeitslots buchen können und von einem Mitglied des OLAT-Teams vor Ort besucht werden, um einen bereits vorhandenen OLAT-Kurs zu optimieren (www.olatpmc.uni-frankfurt.de). Es wird auch wieder den OLAT-Autorentag geben und es sind Angebote für Studierende geplant.

[Autor: Ruth Kurschat-Pilhofer]

Das OLAT-Team freut sich immer über Fragen, Anregungen und Feedback: olat@rz.uni-frankfurt.de

Dieser Artikel ist in der Ausgabe 2.17 (PDF-Download) des UniReport erschienen.